فرآیند تغییر در مدیریت پروژه

بدون ديدگاه

تغییر در هر نقطه‌ای از چرخه عمر پروژه اتفاق می‌افتد. ساده‌‌ترین راه برای مدیریت تغییر در پروژه‌ها، قبول همیشگی بودن وجود تغییرات است. داشتن راهکارهایی برای مواجه با تغییرات قبل از وقوع آن، سریعترین راه برای همراه کردن دیگران است. یک فرایند مدیریت تغییر ساختار یافته بهترین راه برای شروع است، زمانی که کسی راهی برخلاف برنامه‌‌های پروژه و یا برای جلوگیری از شکست پروژه پیشنهاد کند.

 یک: دریافت اطلاعات در مورد تغییر
زمانی که درخواست تغییر به دست شما می‌رسد، می‌توانید اطلاعات را به روش‌های مختلف جمع‌آوری کنید.بصورت ایده آل، شما اطلاعات را در فرم درخواست تغییر دریافت خواهید کرد، اما باید بدانید که بسیاری از ذینفعان تهیه فرمی این‌چنینی را وظیفه مدیر پروژه می‌دانند.
برای تکمیل تمام جزئیات درخواست، از فرم درخواست تغییر پروژه استفاده کنید، اطلاعات را وارد کنید و به دست نفر پیشنهاد دهنده تغییر برسانید تا مطمئن شوید که تغییر به درستی تعریف و درک شده است. به یاد داشته باشید که ممکن است تغییرات در مورد حذف کار باشد، و تصور نکنید که همیشه تغییرات شامل افزایش محدوده کار هستند.

 دو: ارزیابی تغییر
ارزیابی تغییرات در پروژه برای مدیریت آن تاثیرات تغییرات را بر موارد زیر بررسی کنید:
برنامه، مستندسازی، کار انجام شده و کارهایی که هنوز انجام نشده‌اند، بودجه، معیارهای کیفی، محدوده، منابع در دسترس. ممکن است یک تغییر ساده و کوچک اثرات گسترده‌ای را بر پروژه داشته باشد. مهم این است که قبل از تصمیم به انجام تغییر، همه چیز را درباره آن بدانید، زیرا داشتن تصویری شفاف می‌تواند نتیجه را تغییر دهد.

 سه: تهیه و ارائه یک پیشنهاد
اکنون که شما تاثیر تغییرات را می‌دانید می‌توانید تشخیص دهید که آیا این تغییر ارزش‌آفرین است یا خیر. در برخی موارد، پاسخ منفی است، زیرا مزایای تغییر کمتر از هزینه آن است. در موارد دیگر، ممکن است سود تغییر مناسب باشد و هزینه‌ها را جبران کند. اما در مواردی، ممکن است متوجه شوید که تغییر تاثیر منفی بر روی پروژه دارد، اما شما چاره‌ایی ندارید، زیرا ممکن است تغییری اجباری از خارج از سازمان و یا از داخل سازمان باشد، مانند تغییرات ساختاری.

 چهار: تصمیم بگیرید
برای تغییرات کوچک که شما اجازه تصمیم‌گیری را دارید، می‌توانید انتخاب کنید که آیا تغییر را بپذیرید یا نه، اما تغییرات بزرگتر باید توسط حامی پروژه یا هیئت مدیره پروژه تأیید شود.

✅ پنج: تغییر ابزار مدیریت
در ابزارهای مدیریت تغییری وجود دارد که می‌توانید برای ساده‌تر شدن و کارآیی بیشتر این فرآیند از آن‌ها استفاده کنید.

چک لیست یا نقشه فرآیند، که افراد مطابق با آن دقیقا همان کاری که باید را انجام می‌دهند
فرم درخواست تغییر، که می‌تواند از طریق یک گردش کار خودکار آنلاین باشد

 شش: تغییرات و مدیریت محدوده پروژه
هنگامی که شما تغییر در محدوده پروژه را دریافت می‌کنید، باید درباره چگونگی تاثیر کلی آن فکر کنید، مدیریت تغییر بخشی از مدیریت محدوده است. راهنمای PMBOK شامل فرآیندی به نام Scope Control در بخش مدیریت محدوده و محتوا می‌باشد و این محل خوبی برای شروع مدیریت تغییرات است. شما نیز باید توجه داشته باشید که فرآیند مدیریت تغییر باید یکپارچه و قابل پیاده سازی و اجرا باشد.

جمع بندی :
تغییر جز گریزناپذیر هر پروژ‌ه‌ایی است، هنگامی که صحبت از تغییر می‌شود، مدیرانی هستند که معتقدند باید در برابر تغییرات مقاومت داشت و مانع از بروز آ‌ن‌ها شد. حال اینکه این تغییرات می‌تواند برای پروژه ما مفید باشد. با مدیریت صحیح این تغییرات میتوان آثار سو آن‌ها را به حداقل رساند. عدم مدیریت صحیح تغییرات یکی از مهمترین عوامل شکست پروژه‌ها به حساب می‌آید، پس مراقب باشید. نکات گفته شده در این مقاله می‌تواند شما را در این مسیر یاری دهد.

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

سوالی دارید؟ با ما صحبت کنید!
مکالمه را شروع کنید
سلام! برای چت در WhatsApp پشتیبانی که میخواهید با او صحبت کنید را انتخاب کنید
ما معمولاً در چند دقیقه پاسخ می دهیم

فرصتی طلایی برای یک همکاری به یاد ماندنی!!!!

 تیم همراهان مدیر قصد دارد جهت تکمیل نیروی پرسنلی خود از بین متقاضیان محترم جذب نیرو نماید.